ข้อดีของซอฟต์แวร์ Payroll: พลัง AI จะช่วย SME ได้อย่างไร

การเป็นเจ้าของธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่เจ้าของธุรกิจถือเป็นผู้มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจเพื่อให้บริษัทก้าวต่อไปข้างหน้า ยิ่งถ้าเป็นธุรกิจขนาดเล็ก หรือที่เรามักเรียกกันอย่างคุ้นชินว่า ธุรกิจ SME การจะพัฒนาธุรกิจให้มีชื่อเสียงและเป็นที่รู้จักในวงกว้างต้องอาศัยทั้งปัจจัย กลยุทธ์ และการดำเนินงานนับไม่ถ้วน เพื่อให้ก้าวขึ้นมาเทียบชั้นกับแบรนด์ที่มีชื่ออยู่ในวงการมาก่อนแล้ว เพราะฉะนั้นแล้วจึงไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่เจ้าของธุรกิจจะรับหน้าที่ในการดูแลและบริหารงานทุกส่วนให้ออกมาสมบูรณ์แบบไร้ที่ติเพียงลำพัง แน่นอนว่าอาจมีหุ้นส่วนบริษัท หรือพนักงานที่ไว้ใจได้ คอยช่วยจัดการการดำเนินงานในส่วนต่างๆ ทั้งเรื่องการบริหารคน งานเอกสาร การติดต่อหาลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือส่วนอื่นๆ แต่ถึงอย่างนั้น ต้องไม่ลืมว่าเป้าหมายสำคัญอย่างแรกของการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร

สำหรับบางบริษัทอาจเป็นการสร้างชื่อให้เป็นที่รู้จักอาจเป็นการพัฒนาสินค้าหรือผลิตภัณฑ์บางอย่างให้ตอบโจทย์ความต้องการผู้บริโภค หรืออาจเป็นการผลิตนวัตกรรมใหม่ๆ ที่จะสร้างประโยชน์ให้สังคมได้ ไม่ว่าเป้าหมายธุรกิจของคุณคืออะไร การลงทุนใช้เวลาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางเอาไว้ได้อย่างสำเร็จลุล่วง ก็เป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรให้ความสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด เพราะฉะนั้นแล้วการลดทอนงานที่ไม่จำเป็นออกไป อย่างเช่นงานที่มีลักษณะของการทำซ้ำ ไม่ต้องใช้ทักษะส่วนบุคคลที่มีความเฉพาะตัว จะช่วยให้คุณมีเวลาหันไปโฟกัสกับการพัฒนาโมเดลธุรกิจมากยิ่งขึ้น

แต่การลงทุนจ้างพนักงานมาทำงานน่าเบื่อที่มีลักษณะซ้ำซากจำเจนั้นแทน ก็อาจเป็นการใช้จ่ายที่ไม่คุ้มค่านอกจากจะต้องดูแลพนักงานเพิ่มอีกคนแล้ว ยังอาจต้องเสียเวลาหาพนักงานใหม่มาทำหน้าที่นี้อยู่เรื่อยๆ ด้วยความที่เนื้องานไม่ได้ต้องการการใช้ทักษะเฉพาะทางมากนัก และไม่ได้มีสิ่งแปลกใหม่น่าท้าทายแต่อย่างใด หนำซ้ำการทำงานซ้ำๆ ก็อาจป็นเหตุให้เกิดความผิดพลาดที่ส่งผลสร้างความเสียหายให้ธุรกิจได้ ดังนั้นแล้วซอฟต์แวร์จึงเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจไม่น้อย ในการมอบหมายงานที่เหมาะสมให้ การทำบัญชีเงินเดือน หรือ Payroll อาจเป็นหน้าที่ที่เหมาะสมกับบทบาทของ AI ที่ทำงานอยู่ภายในซอฟต์แวร์

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ เพื่อ SME ที่ราบรื่น

- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ข้อดีที่เห็นได้ชัดเป็นอย่างแรกในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจัดการเพย์โรล คือการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ข้อกำหนดด้านกฎหมายระบุให้งานบัญชีเงินเดือนเป็นงานที่ต้องมีในทุกบริษัท ในขณะเดียวกันด้วยรูปแบบของงานมีลักษณะของการทำซ้ำทำให้การจัดทำเพย์โรลเป็นงานที่ใช้เวลามากเกินความจำเป็น แต่ก็ยังต้องใช้ความสามารถเฉพาะทางอยู่เช่นเดียวกัน ดังนั้นแล้วการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Payroll ที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ดูแลจัดการด้านนี้โดยเฉพาะจึงช่วยประหยัดเวลาในการดำเนินการ และลดค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ไปกับการจ้างพนักงาน รวมไปถึงค่ากระดาษหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่ต้องใช้เพื่อจัดทำเอกสารอีกด้วย

- ใช้งานง่าย

เทคโนโลยีถูกสร้างมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน ซอฟต์แวร์แพย์โรลจึงมีรูปแบบการใช้งานที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน เข้าใจได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องผ่านการอบรมเฉพาะทางใดๆ ก็สามารถใช้งานได้แล้ว ที่สำคัญไปกว่านั้น ซอฟต์แวร์ Payroll มาพร้อมบริการที่ครอบคลุมงานเอกสาร และการคำนวณทุกส่วน ทั้งการหักภาษี วันลา การบวกค่าจ้างทำงาน OT หรือจะเป็นการจัดการงานเอกสารอย่างเช่นสลิปเงินเดือรน หรือเอกสารที่ต้องจัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ก็รวมอยู่ในซอฟต์แวร์เดียวกันนี้

- ลดข้อผิดพลาด ลดงานเอกสาร

ข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่พบเห็นได้อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเลือกหรือเรื่องใหญ่ สาเหตุอาจมีได้มากมาย แต่หนึ่งในนั้นมักจะมาจากการทำงานที่สัพเพร่า การใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยจัดการงาน Payroll จะช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากความสัพเพร่าหรือความไม่รอบคอบของพนักงาน ทั้งยังช่วยลดงานเอกสารซึ่งมาในรูปแบบของกระดาษ นอกจากจะช่วยลดข้อผิดพลาดแล้ว ยังช่วยลดการผลิตขยะ ลดโลกร้อนได้อีกทาง

การใช้ซอฟต์แวร์สามารถลดภาระผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กได้ไม่มากก็น้อย การเลือกซอฟต์แวร์เพย์โรลที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น