การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในการออกแบบเงินเดือน

ทำอย่างไรจึงจะมั่นใจ ว่าข้อมูลเงินเดือนปลอดภัยในมือ Outsource Payroll

ในยุคนี้ หลายบริษัทต่างก็หันมาให้ความสนใจ เลือกใช้บริการดูแลบัญชีเงินเดือนจากบริษัท Outsource ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้านนี้โดยเฉพาะ ด้วยปัจจัยหลายประการทำให้การทำเงินเดือนผ่านบริษัท Outsource ได้รับความนิยมมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความสะดวกสบาย งบประมาณ รวมถึงประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ยังมีอีกเรื่องหนึ่งที่จะมองข้ามไปไม่ได้เลยเป็นอันขาด นั่นคือความปลอดภัยของข้อมูล

จะรู้ได้อย่างไรว่าข้อมูลส่วนตัวของพนักงานรวมถึงข้อมูลเงินเดือนทั้งหมด ได้รับการปกป้องเอาไว้อย่างปลอดภัย? ปัจจัยเหล่านี้จะช่วยตรวจสอบเพื่อให้คุณแน่ใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการปกป้องอย่างแน่นหนา

ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฏหมาย

กว่าจะเป็นตัวเลขเงินเดือนสุดท้ายที่พนักงานแต่ละคนได้รับ

จำเป็นต้องผ่านการหักค่าใช้จ่ายตามข้อบังคับทางกฎหมาย เช่น ภาษี ณ ที่จ่าย, ค่าประกันสังคม เป็นต้น การทำตามข้อปฏิบัตินี้เป็นหนึ่งในตัวชี้วัดมาตรฐานของบริษัท Outsource ได้ไม่มากก็น้อยเลยทีเดียว เพราะการทำตามข้อบังคับเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าบริษัท Outsource ดำเนินการนำส่งเอกสารต่อกรมสรรพากร และหน่วยงานประกันสังคมอย่างสม่ำเสมอ

มั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณจะไม่ต้องมาเผชิญกับการตรวจเอกสารย้อนหลังที่ส่งผลแต่เพียงความยุ่งยาก อีกหนึ่งปัจจัยที่สามารถช่วยยืนยันได้ว่าบริษัท Outsource นั้นๆ น่าไว้วางใจ คือ การรับรองมาตรฐานจาก ระบบมาตรฐานการจัดการ ความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ ISO 27001 หรือ ISO 9001 ซึ่งเป็นมาตรฐานระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) ที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล ช่วยยืนยันถึงประสิทธิภาพของบริษัท Outsource ได้เป็นอย่างดี

มีการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อปกป้อง Data

การเข้ารหัสข้อมูลหรือที่รู้จักกันในชื่อ Data Encryption เป็นส่วนหนึ่งของระบบความปลอดภัยด้านข้อมูล ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในบริษัทที่มีหน้าที่ดูแลไฟล์การเงิน หรือไฟล์ข้อมูลส่วนบุคคล

การมีระบบเข้ารหัสข้อมูลถือเป็นพื้นฐานสำคัญของบริษัท Outsource เพราะฉะนั้นแล้วหากบริษัท Outsource ที่คุณเลือกใช้บริการมีระบบ Data Encryption ก็เพิ่มความมั่นใจได้อีกขั้น

ว่าข้อมูลส่วนตัวพนักงานและข้อมูลทางการเงินของบริษัทคุณอยู่กับคนที่ไว้วางใจได้อย่างแน่นอน

ระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล

ข้อมูลส่วนตัวจัดเป็นข้อมูลสำคัญที่มีความละเอียดอ่อนสูง ดังนั้นแล้วการเข้าถึงข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่ต้องควบคุมดูแล ไม่ใช่ว่าทุกคนจะสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลทั้งหมดได้ แต่ควรมีการอนุญาตตามบทบาทของบุคลากรในการที่จะเข้าถึงข้อมูล นั่นคือควรมีเพียงบุคลากรตามตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องที่นั้นที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลแต่ละส่วนได้

ที่สำคัญไปกว่านั้นคือสถานที่ในการเก็บรักษาข้อมูล นั่นคือ Data Center

ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่มีการรักษาความปลอดภัยอย่างแน่นหนา ป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้ไม่หวังดี ยิ่งไปกว่านั้นประวัติของพนักงานภายในบริษัท Outsource Payroll ก็มีส่วนช่วยยืนยันถึงมาตรฐานความมปลอดภัยของ Outsource แห่งนั้นได้ มาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้ช่วยยืนยันได้ว่าบริษัท Outsource Payroll ดูแลความปลอดภัยของข้อมูลบริษัทคุณให้อย่างเต็มที่

มีลูกค้าที่น่าเชื่อถือ

หนึ่งในวิธีที่จะตรวจสอบความน่าเชื่อถือของบริษัท Outsource Payroll ได้อย่างรวดเร็ว คือการประเมินจากความเห็นของลูกค้าที่ได้รับบริการดูแลบัญชีเงินเดือนจากบริษัท Outsource นั้นๆ อาจเริ่มตรวจดูได้จากโปรไฟล์ของ Outsource ว่าเคยให้บริการองค์กรไหนมาก่อนบ้าง หรือยังดูแลให้องค์กรไหนอยู่บ้าง

แผนกู้คืนความเสียหาย

แน่นอนว่าไม่มีใครอยากให้ข้อมูลของตัวเองเสียหาย เพราะนั่นหมายถึงผลกระทบอันใหญ่หลวงต่อธุรกิจ แต่ถึงอย่างนั้นการมีแผนสำรองไว้เพื่อรองรับเหตุการณ์ไม่คาดฝันก็จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณจะได้รับการดูแลในทุกขั้นตอน อย่าลืมสอบถามถึงนโยบายการกู้คืนความเสียหายและการดำเนินกิจการต่อไปในสถานการณ์ไม่พึงประสงค์เหล่านั้น

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งในวิธีที่สามารถใช้ในการตรวจสอบนโยบายรักษาความปลอดภัยของ Outsource Payroll ไม่ว่าอย่างไร ควรลองศึกษาและทำความรู้จัก Outsource Payroll แห่งนั้นๆ ให้ดีก่อนเลือกใช้บริการ