ทำเพย์โรลแบบรักษ์โลก เพิ่มความเขียว สร้างความยั่งยืน

ภาวะโลกร้อนที่ไม่มีทีท่าว่าจะหยุดลงนี้

ทำให้รายละเอียดเรื่องการรักษาสิ่งแวดล้อมเป็นหัวข้อที่ทั่วโลกต่างหันมาให้ความสนใจ ความตระหนักรู้ถึงผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมค่อยq เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ

องค์กรทั้งเล็กใหญ่เริ่มนำวิธีการทำงานเพื่อสร้างความยั่งยืนมาปรับใช้กับรูปแบบการทำงานของบริษัทตนเอง แค่ลดการใช้กระดาษ ก็สามารถลดคาร์บอนฟุตปรินท์ลงได้แล้ว

อย่างไรก็ตามภารกิจในครั้งนี้เป็นสิ่งที่ทุกภาคส่วนต้องให้ความร่วมมือไปพร้อมกัน เมื่อธุรกิจและองค์กรต่างเป็นผู้ริเริ่ม ก็ไม่ใช่เรื่องยากที่ผู้บริโภคจะน้อมรับนโยบายและนำไปปฏิบัติต่อเพื่อให้เกิดความยั่งยืน ลดการสร้างมลภาวะ

ประสิทธิภาพและความสามารถของเทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญต่อการสร้างความยั่งยืนเป็นอย่างยิ่ง สำหรับการทำเพย์โรลแล้ว การดำเนินงานในวิถีแห่งความยั่งยืน รักษ์โลก เป็นเรื่องที่สามารถทำได้และไม่ยากจนเกินไป

ที่สำคัญคือมีหลากหลายวิธีที่บริษัทจะสามารถดึงเอาประโยชน์ของเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการนี้ได้

ใช้ฟีเจอร์ ESS ให้เป็น

ซอฟต์แวร์เพย์โรลมักมาพร้อมฟีเจอร์ที่หลากหลาย ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้บริการ Outsource ดูแลการทำบัญชีเงินเดือนจากบริษัทไหน และ Outsource แห่งนั้นจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์เพย์โรลโปรแกรมไหน ฟีเจอร์เด่นอย่าง Employee Self-service หรือ ESS ก็มักจะเป็นหนึ่งในฟีเจอร์พื้นฐานของระบบงาน HR ที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์เพย์โรลนั้นๆ การทำงานของ HR และที่ทำบัญชีเงินเดือนจะต้องประสานสอดคล้องกัน เนื่องด้วยมีปัจจัยในเรื่องวันลา วันหยุด ของพนักงานเข้ามาเกี่ยวข้อง

เพราะฉะนั้นแล้วจึงเป็นเรื่องธรรมดาอย่างยิ่งที่โปรแกรมซอฟต์แวร์จากทั้งสองส่วนงานจำเป็นที่จะต้องเชื่อมโยงถึงกัน

สิ่งที่บริษัททำได้คือการเทรนพนักงานให้รู้จักวิธีการใช้ฟีเจอร์ ESS

ซึ่งเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถจัดการข้อมูลส่วนตัวในเรื่องต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นขอลาหยุด หรือตรวจสอบต้นขั้วเช็ค ผ่านเครือข่ายออนไลน์ นอกจากจะสะดวกสบายแล้ว

ระบบการทำงานนี้ยังเพิ่มความโปร่งใสให้กับการทำบัญชีเงินเดือนได้อีกด้วย หากมีการตรวจสอบย้อนหลัง ก็สามารถทำความเข้าใจได้อย่างง่ายในทันที

เปลี่ยนกระดาษเป็นอีเมล

หนึ่งในวิธีที่จะช่วยลดการใช้กระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือการเปลี่ยนเอกสารให้มาอยู่ในรูปแบบของอีเมล ข้อมูลการจ่ายเงินไม่จำเป็นจะต้องอยู่ในรูปแบบของกระดาษแต่เพียงอย่างเดียวอีกต่อไปแล้ว เลือกส่งสลิปเงินเดือน หรือเอกสารหักภาษี ณ ที่จ่าย ผ่านทางอีเมลอัตโนมัติ เพื่อให้พนักงานของบริษัทเข้าถึงไฟล์เอกสารสำคัญได้โดยตรง นอกจากจะสะดวกสบายแล้ว วิธีนี้ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้เอกสารสำคัญทางการเงินซึ่งมีความเป็นส่วนตัวสูงอีกด้วย ยิ่งเมื่อมีระบบรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนาเข้ามาช่วยเสริมทัพ จึงไม่ใช่ใครก็ได้ที่จะสามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารเหล่านั้นได้ แต่จะต้องเป็นเจ้าของสลิปเงินเดือนคนนั้นๆ เท่านั้น ทั้งยังลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์ที่สลิปเงินเดือนสูญหาย จนทำให้ข้อมูลลับถูกเปิดเผยต่อสาธารณะอย่างไม่สมควร

เปลี่ยนเช็ค เป็นฝากถอนออนไลน์

นวัตกรรมทางการเงินในยุคนี้อำนวยความสะดวกให้ชีวิตเราเป็นอย่างมาก ดังนั้นแล้วจึงไม่ใช่เรื่องยากหากจะทำให้นวัตกรรมเหล่านี้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้คนและสิ่งแวดล้อม เปลี่ยนการสั่งจ่ายโดยใช้เช็คที่เต็มไปด้วยกระดาษมากมาย เป็นการสั่งจ่ายผ่านช่องทางออนไลน์ แทบจะเรียกได้ว่าธุรกรรมทางการเงินนี้เป็นฟีเจอร์อำนวยความสะดวกที่มีพร้อมอยู่ในผู้ให้บริการทางการเงิน อย่างเช่นธนาคาร ไม่ว่าจะทำรายการโอนเงินแบบล่วงหน้า หรือโอนหลายรายการด้วยคำสั่งเดียว

ก็สามารถทำได้โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนกระบวนการที่ยุ่งยาก

ทั้งยังช่วยลดการผลิตมลภาวะจากการดำเนินงานที่ซับซ้อนได้อีกด้วย

การลดการสร้างมลภาวะ ไม่ได้สร้างประโยชน์ให้เพียงแค่สิ่งแวดล้อมและโลกของเราเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างเสริมการมีสุขภาพที่แข็งแรง ป้องกันการเกิดหอบหืด อาการเจ็บหน้าอก และหายใจติดขัดอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดโรคร้ายอย่างเช่น มะเร็ง หัวใจล้มเหลวเฉียบพลัน