กลโกงการทำเพย์โรล – รู้เอาไว้ รับมือได้ทัน

แน่นอนว่าการทำบัญชีเงินเดือน ถือเป็นอีกหนึ่งหัวข้อสำคัญที่บริษัทต้องให้ความสำคัญและดูแลให้พนักงานทุกคน เมื่อมีซอฟต์แวร์ Payroll เข้ามาอำนวยความสะดวกในการทำงาน อาจทำให้คุณหลงลืมอะไรบางอย่างไป ไม่ว่าซอฟต์แวร์เพย์โรลที่คุณเลือกใช้งานอยู่จะมีฟีเจอร์พิเศษอะไรก็ตาม สิ่งที่จะมองข้ามไปไม่ได้เป็นอันขาดคือเรื่องการรักษาความปลอดภัย บ่อยครั้งที่ผู้ไม่หวังดีเลือกโจมตีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยของบริษัท บางครั้งอาจเกิดจากการใช้งานซอฟต์แวร์เวอร์ชันเก่าที่ไม่ได้อัปเดตให้ทันกับเวอร์ชันปัจจุบัน คงไม่ต้องบอกว่าผลที่ได้รับตามมาคือความเสียหายที่ไม่มีใครอยากให้เกิด ดังนั้นแล้วการทำความรู้จักกลโกงที่มักจะเกิดขึ้นกับซอฟต์แวร์เพย์โรล จึงอาจช่วยให้คุณป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ที่อยู่นอกเหนือความคาดหมายขึ้นได้

พนักงานล่องหน ไร้ตัวตน มีแต่ชื่อ

หนึ่งกลโกงที่มักจะเกิดขึ้นให้ได้เห็นอยู่บ่อยครั้ง คือการที่ในระบบซอฟต์แวร์เพย์โรลของคุณมีรายชื่อพนักงานที่ไม่ได้มีตัวตนอยู่ในบริษัทจริง ผู้ไม่หวังดีจะสร้างตัวตนปลอมขึ้นมาและนำชื่อเข้ามาใส่ในระบบเพย์โรลของบริษัทที่เป็นเหยื่อ หากบริษัทไม่สังเกตเห็นความผิดปกตินี้ ทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้าง จ่ายเงินเดือน พนักงานล่องหนรายนี้ก็จะได้รับค่าจ้างไปด้วย โดยไม่ต้องออกแรงทำงานใดๆ เลยแม้แต่น้อย ยิ่งถ้าหากบริษัทขยาย และมีจำนวนพนักงานเพิ่มมากขึ้น ก็คงจะยิ่งเป็นเรื่องยากที่จะจับสังเกตความผิดปกติในระบบนี้ได้อย่างทันท่วงที

โกงเวลาทำงาน เพิ่มค่าจ้างให้ตัวเอง

ผู้ไม่หวังดีอาจไม่ได้มาในรูปแบบของคนนอกเสมอไป แม้แต่คนในก็มีทริคบางอย่างในการทำให้ระบบอนุมัติค่าจ้างที่ไม่สมกับเวลาการทำงานมาได้ พนักงานบางคนอาจใช้วิธีโกงเวลาทำงาน ลงบันทึกเวลางานเกินความเป็นจริงเพื่อให้ได้ค่าล่วงเวลา ค่านายหน้า หรือค่าตอบแทนส่วนอื่นๆ ยิ่งในยุคนี้ที่รูปแบบการทำงานถูกปรับให้เป็นแบบ Work From Home หรือ Hybrid ไม่ต้องนั่งอยู่ภายในออฟฟิศทั้งวัน อาจทำให้บริษัทไม่มีทางรู้ได้เลยว่าพนักงานทำงานจริงหรือไม่ หากบางบริษัทมีนโยบายจ่ายเงินตามจำนวนวันที่ทำงาน พนักงานบางคนอาจไม่ได้แจ้งลางาน หรือให้เพื่อนร่วมงานลงเวลาเหมือนว่าเข้างานตามปกติ เพื่อให้ได้รับค่าจ้างในส่วนของวันที่ลาหรือขาดงาน

สลิปปลอม เบิกค่าใช้เท็จ

บ่อยครั้งอาจมีสถานการณ์ที่พนักงานของคุณจำเป็นต้องนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวสำรองจ่ายแทนบริษัทไปก่อน อาจเป็นค่าเดินทางออกนอกสถานที่ ค่าสังสรรค์กับลูกค้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ส่วนหนึ่งของขั้นตอนเบิกเงินกับบริษัทคือการนำใบเสร็จหรือสลิปที่เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายมายืนยันว่ามีค่าใช้จ่ายเหล่านั้นเกิดขึ้นจริง หากพนักงานไม่สุจริต อาจหาทางโกงด้วยการปลอมใบเสร็จ เพื่อให้ได้รับเงินทดแทนค่าใช้จ่ายที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริง

ป้องกันกลโกงเพย์โรลก่อนสายไป – ทำอย่างไรดี?

กลโกงที่จะทำให้บริษัทเสียหาย สูญเสียรายได้ มีได้มากมาย การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลภายในระบบซอฟต์แวร์เพย์โรลอย่างสม่ำเสมอจะช่วยป้องกันบริษัทจากการโจมตีของผู้ไม่หวังดีได้ โดยบริษัทอาจเลือกตั้งค่าซอฟต์แวร์เพย์โรลให้ช่วยคัดกรองหรือตรวจสอบข้อมูลในเบื้องต้นได้ แล้วส่งต่อข้อมูลให้แผนกที่เกี่ยวข้องดูแล เช่น ส่งข้อมูลบันทึกการทำงานของพนักงานที่ได้จากระบบให้หัวหน้าแผนกนั้นๆ อนุมัติ ก่อนที่จะสั่งจ่ายค่าตอบแทน หากพนักงานกรอกข้อมูลเท็จอย่างเช่นโกงเวลาทำงาน ก็จะสามารถป้องกันได้การจ่ายเงินเกินจริงได้

อีกวิธีหนึ่งที่สามารถนำไปใช้ได้จริง คือการใช้ระบบบันทึกเวลางานที่มีการตรวจสอบตัวตนของพนักงานก่อนที่จะให้ลงบันทึกการทำงานได้ จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ที่พนักงานตอกบัตรเข้างานแทนกันได้

ภัยคุกคามความปลอดภัยของซอฟต์แวร์เพย์โรล อาจมาจากภายในหรือภายนอกบริษัทก็ได้ แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากให้เกิดเรื่องเหล่านี้ขึ้น ยิ่งถ้าผู้ไม่หวังดีเป็นพนักงานของบริษัทด้วยแล้ว ก็อาจทำให้เกิดสถานการณ์ที่ย่ำแย่ต่อภาพรวมขององค์กร ดังนั้นแล้วการตรวจสอบและประเมินพฤติกรรมของพนักงาน เพื่อพิจารณาแนวโน้มการเกิดการทุจริต ก็มีส่วนช่วยได้เช่นกัน