การจัดการบัญชีเงินเดือนในประเทศไทย

ประเทศไทย หรือที่เรียกกันติดปากว่า “ดินแดนแห่งรอยยิ้ม” เป็นสถานที่ท่องเที่ยวยอดนิยมเนื่องจากมีหาดทรายขาว อาหารรสชาติเผ็ดร้อนที่แสนอร่อย และตลาดกลางคืนที่คึกคัก ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ประเทศไทยถูกจัดอยู่ในรายชื่อประเทศที่ภาคธุรกิจต้องการขยายตลาดในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEA) จากดัชนีความง่ายในการทำธุรกิจประจำปี 2563 ของธนาคารโลก ประเทศไทยอยู่ในอันดับที่ 21 จากทั้งหมด 190 ประเทศ ตามหลังประเทศเศรษฐกิจพัฒนาแล้ว เช่น ไต้หวัน สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ และฟินแลนด์

ปัจจุบันประเทศไทยยังคงเป็นศูนย์กลางในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ในการดึงดูดการลงทุนจากต่างประเทศ ด้วยเศรษฐกิจที่ค่อนข้างมั่นคง วัฒนธรรมที่หลากหลาย และอัตราการรู้หนังสือของประชากรที่สูงถึงร้อยละ 94 อีกทั้งยังมีสิ่งจูงใจที่แข็งแกร่งซึ่งได้รับการสนับสนุนจากรัฐบาลท้องถิ่น จึงไม่น่าแปลกใจที่ประเทศไทยยังคงติดอันดับหนึ่งในทำเลที่น่าลงทุนที่สุดในโลกอย่างต่อเนื่อง

นอกเหนือไปจากการดูแลให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามระเบียบเกี่ยวกับเงินเดือนและกฎหมายแรงงานของประเทศไทย ท้ายที่สุด กลไกและรูปแบบธุรกิจในการดำเนินธุรกิจในประเทศไทยอาจแตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม บทความนี้ได้รวบรวมคำแนะนำที่ครอบคลุมพื้นฐานการจัดทำบัญชีเงินเดือนเมื่อต้องดำเนินธุรกิจในประเทศไทย

ชั่วโมงการทำงาน

จำนวนชั่วโมงการทำงานสูงสุดในประเทศไทยคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน และสูงสุด 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แม้ว่านายจ้างและลูกจ้างจะสามารถตกลงระยะเวลาการทำงานสำหรับงานบางประเภทได้อย่างยืดหยุ่น แต่จำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดต่อสัปดาห์ต้องไม่เกิน 48 ชั่วโมง งานที่ถูกจัดว่าเป็นอันตรายต่อสุขภาพหรือความปลอดภัยส่วนบุคคลตามที่กฎหมายกำหนดต้องมีจำนวนชั่วโมงทำงานไม่เกิน 7 ชั่วโมงต่อวัน และไม่เกิน 42 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

พนักงานในประเทศไทยมีสิทธิพักได้ 1 ชั่วโมงหลังจากทำงานติดต่อกัน 5 ชั่วโมง แม้ว่านายจ้างและลูกจ้างจะจัดเวลาพักให้น้อยกว่าครั้งละ 1 ชั่วโมง แต่ไม่ควรต่ำกว่า 1 ชั่วโมงในหนึ่งวัน หากลูกจ้างทำงานเกินชั่วโมงทำงานสูงสุดตามกฎหมายแรงงาน มีสิทธิได้รับค่าล่วงเวลา

ค่าล่วงเวลา

พนักงานในประเทศไทยได้รับอนุญาตให้ทำงานล่วงเวลาได้เพียง 36 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เท่านั้น ลูกจ้างที่ทำงานเกินชั่วโมงทำงานสูงสุดตามที่กำหนดมีสิทธิได้รับค่าล่วงเวลาในอัตราตั้งแต่ 1.5 เท่า ถึง 3 เท่าของอัตราค่าจ้างเฉลี่ยต่อชั่วโมงปกติ

หากลูกจ้างทำงานล่วงเวลาในวันทำงานปกติ มีสิทธิได้รับค่าล่วงเวลา 1.5 เท่าของค่าจ้างต่อชั่วโมงปกติ ถ้าลูกจ้างทำงานเกินเวลาทำงานปกติในวันหยุดนักขัตฤกษ์หรือทำงานล่วงเวลาในวันหยุดนักขัตฤกษ์ มีสิทธิได้รับค่าจ้างชั่วโมงปกติสองเท่าและสามเท่าตามลำดับ

ธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักถึงค่าชดเชยการทำงานล่วงเวลาที่พนักงานมีสิทธิได้รับ ในขณะเดียวกัน สลิปเงินเดือนของพนักงานต้องระบุชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาทั้งหมดที่พนักงานแต่ละคนได้ลงเวลาและจำนวนเงินค่าชดเชยการทำงานล่วงเวลาที่จ่ายให้กับพนักงานไว้อย่างชัดเจน พนักงานสามารถดำเนินการทางกฎหมายกับองค์กรที่ไม่สามารถจ่ายค่าชดเชยให้กับพนักงานที่ทำงานล่วงเวลาได้เพื่อเรียกร้องให้จ่ายค่าชดเชยที่ค้างชำระพร้อมดอกเบี้ย 15% ต่อปี

สิทธิการลา

พนักงานที่ทำงานติดต่อกันครบ 1 ปี มีสิทธิลาพักร้อนประจำปีได้ 6 วันทำงาน ไม่มีขีดจำกัดในการลาป่วย โดยพนักงานได้รับอนุญาตให้ลาป่วยได้ตราบเท่าที่พนักงานสามารถพิสูจน์ได้ว่าป่วยจริง อย่างไรก็ตาม พนักงานมีสิทธิลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างได้ไม่เกิน 30 วันทำงานต่อปีเท่านั้น หากลูกจ้างลาป่วยเกิน 3 วัน นายจ้างอาจร้องขอใบรับรองแพทย์อย่างเป็นทางการจากแพทย์ที่ได้รับใบอนุญาตหรือสถานพยาบาลอย่างเป็นทางการ

สำหรับพนักงานหญิง การลาคลอดครอบคลุมระยะเวลา 98 วัน รวมวันหยุดราชการ สำหรับค่าลาคลอดบุตรครึ่งแรกนายจ้างจ่ายให้ 100% ส่วนอีกครึ่งที่เหลือนายจ้างจ่ายให้ 50% โดยทั่วไปส่วนที่เหลืออีก 50% จะได้รับความคุ้มครองจากกองทุนประกันสังคม ซึ่งพนักงานจะต้องจ่ายเงินสมทบสม่ำเสมอทุกเดือน สำหรับพนักงานที่ทำงานในภาครัฐก็มีสิทธิลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรได้ 15 วันเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ไม่มีการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรโดยได้รับค่าจ้างสำหรับพนักงานในภาคเอกชน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจขององค์กรที่เกี่ยวข้อง

ลูกจ้างซึ่งทำงานให้ผู้ประกอบธุรกิจส่วนตัวมีสิทธิได้รับวันหยุดราชการประจำปีไม่น้อยกว่า 13 วันตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน โดยองค์กรต่าง ๆ สามารถดูรายชื่อวันหยุดนักขัตฤกษ์ในปีปัจจุบันได้ที่นี่

ในระหว่างการประมวลผลบัญชีเงินเดือน องค์กรต่าง ๆ มักจะพบกับสถานการณ์ทีเกี่ยวข้องกับการลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้างหรือการลาหยุดงานของพนักงาน การปฏิบัติตามสิทธิการลาตามกฎหมายในประเทศไทยจะช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและลดการไม่ปฏิบัติตามได้อย่างมีนัยสำคัญ

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพสำหรับพนักงานถือว่าเป็นแนวปฏิบัติกันโดยทั่วไปในประเทศใกล้เคียง เช่น ฮ่องกง มาเลเซีย และสิงคโปร์ วัตถุประสงค์ของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพคือทำหน้าที่เป็นเครือข่ายความปลอดภัยทางการเงินสำหรับบุคคล โดยช่วยให้พนักงานมีเงินสำรองไว้ใช้ในวัยเกษียณ แม้ว่าประเทศส่วนใหญ่กำหนดให้พนักงานต้องเข้าร่วมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ แต่สำหรับประเทศไทยกลับไม่เป็นเช่นนั้น

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพในประเทศไทยเป็นไปด้วยความสมัครใจและร่วมกันจัดตั้งขึ้นผ่านข้อตกลองของทั้งนายจ้างและลูกจ้าง ลูกจ้างและนายจ้างสามารถสมทบเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ระหว่างร้อยละ 2 ถึงร้อยละ 15 ของค่าจ้างรายเดือน โดยส่วนหลังจะต้องตรงกับจำนวนเงินที่ลูกจ้างจ่ายสมทบ พนักงานสามารถรับสิทธิประโยชน์ทางภาษีได้ตลอดอายุการเป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

ภาษีเงินได้และประกันสังคม

นายจ้างจำเป็นต้องหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจากลูกจ้างทุกเดือน ทำได้โดยหักภาษีเงินได้จากเงินเดือนของพนักงานก่อนจ่ายเงิน ภาษีเงินได้คำนวณภายใต้สมมติฐานว่าการจ่ายรายได้จากการจ้างทำตลอดปีปฏิทินซึ่งเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมถึง 31 ธันวาคม นายจ้างมีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่อกรมสรรพากรทุกเดือนภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ต้องชำระภาษีที่ต้องชำระกับกรมสรรพากรในขณะที่กรอกแบบแสดงรายการ การไม่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีรายเดือนภายในการถือครองอาจส่งผลให้มีการเพิ่มขึ้นตามจำนวนวันที่ค้างชำระและค่าปรับเพิ่มเติม 1.5% ของจำนวนเงินที่ครบกำหนด

เงินสมทบประกันสังคมตามกฎหมายในประเทศไทยมี 2 ประเภทที่นายจ้างต้องจ่ายสมทบแทนลูกจ้าง ได้แก่ กองทุนประกันสังคม (SSF) และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

ในระเบียบของกองทุนประกันสังคม พนักงานทุกคนต้องจ่ายเงินสมทบ 5% ของเงินเดือน สูงสุดไม่เกิน 750 บาทต่อเดือน นายจ้างและรัฐบาลจะต้องจับคู่เงินจำนวนนี้ภายใต้กองทุนประกันสังคมของพนักงานและต้องส่งเงินประกันสังคมรายเดือนภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปไปยังแผนกประกันสังคม

หากธุรกิจมีพนักงานอย่างน้อย 1 คนที่มีอายุตั้งแต่ 15 ถึง 60 ปี พวกเขาจะต้องลงทะเบียนและส่งใบสมัครกองทุนประกันสังคมของพนักงานไปยังสำนักงานประกันสังคมภายใน 30 วันนับจากวันที่จ้างงาน คนต่างด้าวที่มาทำงานในประเทศไทยอย่างถูกกฎหมายต้องขึ้นทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคมด้วย และได้รับสิทธิประโยชน์เช่นเดียวกับพนักงานชาวไทย พนักงานที่ขึ้นทะเบียนตามกฎหมายประกันสังคมมีสิทธิได้รับสวัสดิการต่าง ๆ เช่น สวัสดิการกรณีคลอดบุตร ผลประโยชน์กรณีเจ็บป่วย ผลประโยชน์กรณีว่างงาน และผลประโยชน์กรณีชราภาพ อย่างไรก็ตาม มีข้อแม้ว่าผู้ที่มีสิทธิได้รับสิทธิประโยชน์ตาม พ.ร.บ. คือ

• ลูกจ้างตามมาตรา ๓๓ ซึ่งมีอายุไม่เกิน ๑๕ ปีบริบูรณ์ และไม่เกิน ๖๐ ปีบริบูรณ์

• ลูกจ้างตามมาตรา 39 ซึ่งเป็นผู้ประกันตนตามมาตรา 33 ที่จ่ายเงินสมทบมาแล้วไม่น้อยกว่า 12 เดือน และสิ้นสภาพความเป็นผู้ประกันตนโดยสิ้นสภาพการเป็นลูกจ้าง หากลูกจ้างประสงค์จะเป็นผู้ประกันตนต่อไปต้องแจ้งสำนักงานประกันสังคมภายใน 6 เดือน และยื่นเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

• บุคคลอื่นซึ่งมิใช่ลูกจ้างตามมาตรา ๓๓ หรือมาตรา ๓๙ อาจสมัครเป็นผู้ประกันตนตามมาตรา ๔๐ โดยแจ้งต่อสำนักงานประกันสังคม

การเลิกจ้าง

นายจ้างหรือลูกจ้างสามารถบอกเลิกสัญญาจ้างได้โดยแจ้งให้อีกฝ่ายหนึ่งทราบล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร ระาการแจ้งเตือนที่แพร่หลายที่สุดในองค์กรคือ 1 เดือนหรือ 30 วัน นายจ้างได้รับอนุญาตให้ระบุระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าที่นานขึ้นภายในสัญญาจ้างงานของพนักงาน

หากลูกจ้างไม่ประสงค์จะปฏิบัติหน้าที่ตามกำหนดเวลาและประสงค์หรือจำเป็นต้องออกจากงานทันที นายจ้างจะต้องจ่ายเงินแทนการบอกกล่าวล่วงหน้าเท่ากับค่าจ้างของลูกจ้างที่ต้องจ่ายจนถึงวันที่หนังสือบอกกล่าวมีผลใช้บังคับ อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดนี้ใช้ไม่ได้ในกรณีที่การเลิกจ้างเกิดจากการประพฤติตัวไม่เหมาะสม ขาดงานบริการ หรือผิดสัญญาจ้างงาน

ในกรณีที่ลูกจ้างถูกนายจ้างเลิกจ้าง นายจ้างจะต้องจ่ายเงิน 2 ประเภท คือ ค่าบอกกล่าวและ ค่าชดเชย

สินจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า ใช้กับพนักงานทุกคนที่ถูกเลิกจ้างโดยความคิดริเริ่มของนายจ้าง โดยไม่คำนึงถึงระยะเวลาการดำรงตำแหน่ง นายจ้างจะต้องจ่ายเงินเดือนให้พนักงานเต็มจำนวนสำหรับงวดปัจจุบันและงวดการจ่ายเงินเดือนถัดไป ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจขององค์กรว่าพนักงานจะต้องทำงานต่อไปจนถึงวันที่สิ้นสุดหรือไม่

ค่าชดเชยใช้กับลูกจ้างที่ทำงานกับนายจ้างเกิน 120 วันเท่านั้น จำนวนเงินที่จ่ายค่าชดเชยจะแตกต่างกันไปตามอายุงานและมีดังนี้:

• พนักงานที่มีอายุงานมากกว่า 120 วัน แต่ไม่ถึง 1 ปี มีสิทธิได้รับค่าชดเชย 30 วัน

• พนักงานที่มีอายุงานครบ 1 ปี แต่ไม่ถึง 3 ปี มีสิทธิได้รับค่าชดเชย 90 วัน

• พนักงานที่มีอายุงานครบ 3 ปี แต่ไม่ถึง 6 ปี มีสิทธิได้รับค่าชดเชย 180 วัน

• ลูกจ้างที่มีอายุครบ 6 ปี แต่ไม่ถึง 10 ปี มีสิทธิได้รับค่าชดเชย 240 วัน

• พนักงานที่มีอายุงาน 10 ปี แต่ไม่ถึง 20 ปี มีสิทธิได้รับค่าชดเชย 300 วัน

• พนักงานอายุงาน 20 ปีขึ้นไป มีสิทธิได้รับค่าชดเชย 400 วัน

การจัดการกรณีเลิกจ้างหรือลาออกอาจนำไปสู่เรื่องที่ซับซ้อนหากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าอย่างชัดเจนในสัญญาจ้างงานของพนักงาน และแจ้งจำนวนเงินที่ต้องจ่ายชดเชยให้กับพนักงานที่ได้รับผลกระทบอย่างเหมาะสมเพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดและข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

พนักงานในประเทศไทยจะต้องได้รับสลิปเงินเดือนสำหรับแต่ละงวดการจ่ายเงินเดือน ซึ่งออกให้ในรูปแบบกระดาษหรือสำเนาก็ได้ โดยนายจ้างต้องเก็บบันทึกการจ่ายเงินเดือนไว้อย่างน้อย 7 ปีก่อนที่จะถูกทำลายอย่างปลอดภัย

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการประมวลผลเงินเดือนเป็นเรื่องที่ซับซ้อน นายจ้างจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับกฎหมายการจ่ายเงินเดือน ณ ปัจจุบัน ในขณะเดียวกัน ก็ต้องคำนึงถึงกำหนดเวลาในการยื่นภาษีหลายรายการ องค์กรต่าง ๆ อาจประมวลผลบัญชีเงินเดือนภายในบริษัทผ่านทีมของเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำบัญชีเงินเดือนโดยเฉพาะของตัวเอง ธุรกิจต่างชาติที่ตั้งในประเทศไทยสามารถพิจารณาจ้างบุคคลภายนอกเพื่อใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญระดับภูมิภาค ในขณะเดียวกัน องค์กรต่าง ๆ ยังสามารถสำรวจทางเลือกในการว่าจ้างผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนทั่วโลก เพื่อใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบในท้องที่ และสร้างความมั่นใจว่ากลุ่มพนักงานระหว่างประเทศของตนเองจะได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับพระราชบัญญัติแรงงานของประเทศไทยได้ที่นี่