Outsource Payroll – หนึ่งในผู้ช่วยสำคัญ กับปัญหาการทำเงินเดือนที่องค์กรมักเจอ

ปัญหาความยุ่งยากในการจ่ายเงินเดือนถือเป็น อุปสรรคอันน่าปวดหัวในการทำงานที่ HR และทีมเพย์โรลต้องเจอเป็นประจำ ถึงอย่างนั้น การหยุดชะงักที่เกิดขึ้นก็เปิดโอกาสให้ผู้บริหารได้ลองพิจารณาถึงประสิทธิภาพในการทำงานของระบบเพย์โรลที่บริษัทเลือกใช้อีกครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นผลที่เกิดจากขั้นตอนในการบริหาร

ในช่วงปี 2022 ที่ผ่านมานี้ ถือได้ว่าเป็นโลกในระยะหลังโควิด-19 และด้วยบริบททางด้านเศรษฐกิจการเมือง รวมถึงสภาพสังคมวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน สิ่งที่แต่ละประเทศได้เจอนั้นรวมถึงวิธีการรับมือกับปัญหาที่เลือกใช้จึงแตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม สิ่งที่องค์กรต่างหันมาให้ความสนใจ คือการมอบบริการหรือสินค้าที่มีความยั่งยืน และสามารถอยู่ได้ในระยะยาว ทั้งหมดก็เพื่อตอบรับกับความกดดันต่อภาระงานที่เพิ่มมากขึ้น เพื่อให้การทำงานของ HR และเพย์โรล เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

สิ่งที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือการที่หลายบริษัทเลือกปรับรูปแบบในการทำงานมาเป็นแบบ Hybrid เปิดโอกาสให้พนักงานทำงานได้จากทั้งที่ออฟฟิศและ Work from Home หรือ Work from Anywhere คำถามที่เกิดขึ้นตามมาคือข้อสงสัยที่ว่าระบบการทำงานของ HR ตอบรับโมเดลธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงใหม่นี้แล้วหรือยัง ท่ามกลางความสับสนเหล่านี้ บริษัทเพย์โรลแบบสัญญาจ้าง (Outsource Payroll) จะก้าวเข้ามาลดภาระที่เกิดขึ้นในกระบวนการจ่ายเงินเดือนขององค์กร ด้วยความเชี่ยวชาญและความแม่นยำ และนี่คือข้อดีของการใช้บริการ Outsource Payroll

ปรับใช้ให้เข้ากับโมเดลธุรกิจได้อย่างลงตัว

เมื่อเวลาเปลี่ยน โมเดลธุรกิจก็เปลี่ยน ดังนั้นแล้วการทำงานในส่วนของเพย์โรลก็ต้องปรับตัวไปด้วย ความสามารถอย่างหนึ่งของบริษัท Outsource Payroll คือการปรับตัวตามได้อย่างฉับไว เมื่อมีหลายสิ่งที่องค์กรต้องรับมือในการจัดทำเงินเดือน ไม่ว่าจะเป็นระบบธุรกิจที่มีออฟฟิศอยู่ในหลายประเทศ นโยบายการจ่ายเงินที่ไม่ชัดเจน หรือการเลือกจ้างคู่ค้าหลายราย การเลือกใช้งาน Outsource Payroll อาจช่วยลดต้นทุนและเวลาที่ใช้ในการทำงานได้อย่างมาก บริษัทที่มีออฟฟิศอยู่ในหลายประเทศอาจต้องเผชิญกับการสร้างมาตรฐานการจ่ายเงินเดือนของแต่ละประเทศ ยิ่งเมื่อไม่ได้มีศูนย์กลางในการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้ จึงอาจทำให้ไม่สามารถสร้างข้อมูลเชิงลึกส่วนบุคคลได้ เช่นเดียวกัน นโยบายการจ่ายเงินเดือนที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้องค์กรค้องสูญเสียเวลาและทรัพยากรไปอย่างสิ้นเปลือง ยิ่งถ้าหากองค์กรต้องปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงให้ทัน เทคโนโลยีและกระบวนการจ่ายเงินเดือนก็ต้องปรับเพื่อก้าวตามให้ทันด้วย

ความสามารถของ Outsource Payroll คือการก้าวเข้ามาจัดระเบียบสร้างศูนย์กลางในการจัดเก็บข้อมูลในการจัดทำเงินเดือนด้วยความแม่นยำและมีกฎระเบียบขั้นตอน ทั้งยังพร้อมปรับตัวตามโลกที่มีการอัปเดตอยู่เสมอ จึงจะช่วยคลายข้อกังวลใจขององค์กรในเรื่องนี้ได้

จัดทำ KPI สำหรับการจัดทำเพย์โรล

งาน HR นอกจากจะต้องแน่นอนในเรื่องของเวลาและความแม่นยำแล้ว ยังต้องมีเรื่องของการตรวจสอบและติดตาม KPI ของการจัดทำเงินเดือน เพื่อเช็กให้มั่นใจประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบการจ่ายเงินเดือน สิ่งเหล่านี้ถือเป็นหน้าที่เพิ่มเติมที่บุคลากร HR ต้องรับผิดชอบ นอกเหนือไปจากหน้าที่ปกติที่ต้องดูแลจัดการ เมื่อมีบริษัท Outsource Payroll เข้ามาช่วย จึงช่วยตัดหน้าที่ในส่วนนี้ออกไป นอกจากนี้ผู้นำองค์กรยังสามารถนำข้อมูลเชิงลึกที่ได้มาวิเคราะห์ประสิทธิภาพของงานจัดทำเงินเดือนขององค์กร เพื่อวางแผนขยายผลต่อไปในอนาคตได้อีกด้วย

รวมรวบข้อมูลและกระบวนการในการจ่ายเงินเดือน

อีกหนึ่งข้อดีที่สำคัญของการใช้บริการ Outsource Payroll คือการมีศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญซึ่งเป็นไปอย่างคล่องตัวและแม่นยำ ข้อมูลตรงส่วนนี้ยังเอื้อให้การตัดสินใจผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายอีกด้วย

เมื่อตลาดมี Outsource Payroll ตั้งมากมาย คำถามที่เกิดขึ้นตามมาคือควรเลือกบริษัทไหนดี ประเด็นสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้ดี คือการคำนึงถึงความต้องการขององค์กร และพิจารณา หรืออาจสอบถามจากบริษัท Outsource Payroll แห่งนั้นโดยตรงว่าสามารถรองรับความต้องการขององค์กรได้หรือไม่ ท้ายที่สุดแล้วก็เพื่อประโยชน์ขององค์กรนั่นเอง