ความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลในโลกยุคดิจิทัล

ไม่ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนไปแค่ไหน หรือในแวดวงไหนของชีวิต สิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่มีวันเปลี่ยนคือเรื่อง “ความปลอดภัย” ทั้งความปลอดภัยของที่อยู่อาศัย ทรัพย์สิน ร่างกาย ไลฟ์สไตล์การใช้ชีวิต ทรัพย์สินทางปัญญา เป็นต้น ความปลอดภัยในแต่ละด้านอาจมีวิธีการป้องกันที่แตกต่างกันออกไป ทั้งหมดล้วนเป็นหน้าที่ของบุคคลที่จะตัดสินใจเลือกวิธีป้องกันความปลอดภัยในแบบของตัวเอง แต่ยังมีอย่างหนึ่งที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากบริษัทด้วยเป็นหลัก นั่นคือความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่การเข้าถึงข้อมูลเป็นเรื่องที่ง่ายดาย และสามารถทำได้จากที่ไหนก็ได้เช่นนี้ บริษัทจึงยิ่งต้องให้ความสำคัญกับการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานเป็นความลับ ป้องกันไม่ให้ตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี จริงอยู่ที่ข้อมูลจำนวนมหาศาลของพนักงานเป็นประโยชน์ต่อการทำธุรกิจของบริษัท แต่ในขณะเดียวกัน หากมีช่องโหว่เพียงเล็กๆ ที่เปิดโอกาสให้แฮ็กเกอร์เข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ ผลลัพธ์ที่ได้ตามมาคือความเสียหายต่อพนักงานโดยตรง และบริษัทก็ได้รับผลกระทบในด้านชื่อเสียงความน่าเชื่อถือที่อาจเป็นเรื่องที่ใช้เวลาไม่น้อยในการกู้คืนให้กลับมาเป็นเหมือนก่อน

สิทธิพนักงาน ข้อมูลไหนบ้างที่เป็นความลับ

การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย ถือเป็นกฎขั้นพื้นฐานที่บริษัททุกที่ หรือทุกหน่วยงานควรจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด โดยข้อมูลเหล่านั้นมักจะประกอบไปด้วย ข้อมูลบนบัตรประชาชน ข้อมูลผู้ติดต่อ ประวัติทางการแพทย์ ข้อมูลด้านการเงิน เป็นต้น พนักงานมีสิทธิเหนือข้อมูลส่วนบุคคลของตัวเองทั้งหมด หากบริษัทมีความจำเป็นที่จะต้องเปิดเผยข้อมูลเหล่านี้เพื่อนำไปพัฒนาให้เกิดประโยชน์ทางใดทางหนึ่ง ก็จะต้องได้รับการยินยอมจากพนักงานแล้วเท่านั้น หากจะต้องมีการใช้รูปพนักงานโพสต์ลงโซเชียลมีเดียโดยเปิดเผยชื่อ หรือตัวตน อาจเพิ่มลายน้ำเอาไว้ในรูปภาพ เพื่อป้องกันเหตุการณ์ที่รูปอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด ที่สำคัญคือบริษัทจะต้องโปร่งใสและซื่อตรงกับพนักงาน ชี้แจงถึงการนำข้อมูลไปใช้อย่างกระจ่าง เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาตามมาในภายหลัง

เลือกใช้บริการเพย์โรล Outsource ที่มีความน่าเชื่อถือ

เมื่อเป็นเรื่องของข้อมูล ก็ต้องมีการทำเพย์โรลเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย หนึ่งในบริการที่หลายบริษัทเลือกใช้ในทุกวันนี้คือการมอบหน้าที่ดูแลการจัดการบัญชีเงินเดือนให้แก่บริษัท Outsource ซึ่งมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในเรื่องนี้ นอกเหนือจากการเลือก Outsource ที่น่าเชื่อถือและดูไว้วางใจได้แล้ว ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์เพย์โรลที่ Outsource รายนั้นๆ เลือกใช้ มีความปลอดภัยมากพอที่จะรับมือกับการคุกคามบนโลกไซเบอร์หรือไม่ หมั่นตรวจสอบให้แน่ใจอยู่เสมอว่า Outsource ที่คุณเลือกใช้บริการ จัดทำเอกสารตามข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างเป็นปัจจุบัน หรือถ้าหากบริษัทไหนเลือกที่จะจัดการการทำบัญชีเงินเดือนด้วยตัวเองผ่านซอฟต์แวร์ ก็จะต้องหมั่นอัปเดตซอฟต์แวร์ให้เป็นเวอร์ชันปัจจุนอยู่เสมอ เพื่อปิดช่องโหว่ที่ผู้ไม่หวังดีอาจใช้ในการเจาะเข้ามาเพื่อดึงข้อมูลออกไปใช้ในทางที่ผิดได้

จัดเทรนพนักงาน สร้างความตระหนักรู้ในด้านการรักษาความปลอดภัยบนโลกไซเบอร์

นอกเหนือจากที่บริษัทจะให้ความสำคัญกับการดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานแล้ว พนักงานเองก็จำเป็นที่จะต้องตระหนักถึงความสำคัญในเรื่องนี้ในระดับที่เท่าเทียมกัน สิ่งที่บริษัทสามารถทำได้เพื่อผลักดันให้เกิดการตระหนักรู้ในหมู่พนักงาน อาจเป็นการจัดเทรนในหัวข้อเฉพาะเหล่านี้โดยเฉพาะ และมีการอัปเดตข่าวสารที่ควรรู้อยู่เสมอ ถึงภัยไซเบอร์ที่ควรระวังในช่วงเวลานั้นๆ รวมถึงวิธีการที่จะหลบเลี่ยงและรับมือกับสิ่งเหล่านี้หากต้องตกเป็นเป้าของภัยร้ายเหล่านี้จริงๆ การจัดเทรนนิ่งจะช่วยสร้างฐานความเข้าใจให้พนักงานทุกคน ทั้งยังช่วยให้พนักงานเกิดความกระตือรือร้นที่จะคอยช่วยดูแลความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล ระบบการทำงานจึงถูกพัฒนาให้ดีขึ้นกว่าเก่า